Der TC Hochdorf-Reichenbach setzt im Rahmen der N!-Charta Sport weitere Schritte zur Digitalisierung seiner Mitgliederverwaltung um.

Text: Axel Müller

„Die Digitalisierung ist ein wichtiger Schritt für unseren Verein, um zukunftsfähig zu bleiben“, erklärt Axel Müller, Vorsitzender des TCHR. „Mit der neuen Lösung für unsere Geschäftsstelle können wir unsere Verwaltungsaufgaben effizienter erledigen und gleichzeitig unseren Mitgliedern einen besseren Service bieten.“

Im ersten Schritt haben wir das Online-Buchungsssystem unserer Tennisplätze um das Modul “Mitgliederverwaltung” erweitert und die Daten unserer bisherigen Mitgliederlisten darauf übertragen. Alle Mitgliederdaten werden zentral und sicher gespeichert. Dies schützt die Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff. Andererseits können unterschiedliche Vereinsfunktionäre mit den Daten arbeiten, ohne ständig Listen hin- und her zu mailen. Von der Analyse der Mitgliederstruktur über den Export von SEPA-Mandaten bis hin zur Bestandserhebung des WTB, die Verwaltung der Daten ist mit dieser Lösung viel effizienter. 

Über die TCHR-Vereinswebseite können unsere Mitglieder jederzeit auf ihre Daten zugreifen, den Status ihrer Mitgliedschaft einsehen, eine Rechnung über ihren Mitgliedsbeitrag herunterladen (oftmals für Bonusprogramme von Krankenkassen benötigt) oder z.B. eine neue Bankverbindung hinterlegen.

Dadurch gelingt es uns, die Anzahl unserer Kontakte für Standardanfragen zu reduzieren. Gleichzeitig haben wir Aufgaben und Services wie z.B. der Versand von Geburtstags-Emails über das Mitglieder-Verwaltungsmodul des Softwareanbieters automatisiert. Das gibt uns als Verein mehr Zeit, uns um die sonstigen Anliegen und Anfragen unserer Mitglieder kümmern zu können.

Besonders ambitioniert ist unser Versprechen an unsere Mitglieder, Anfragen innerhalb von maximal 48 Stunden zu bearbeiten. Dazu haben wir mit mitgliederservice@tchr.de eine neue E-Mailadresse eingeführt, auf die auch die unter der Telefon-Nr. des Vereins hinterlassenen Sprachnachrichten, gesendet werden. Verschiedene Vorstandsmitglieder haben Zugriff auf diese Mailbox, so dass wir die Anfragen ohne weitere Absprache untereinander nach den jeweiligen Verantwortungsbereichen clustern und bearbeiten können. Aktuell haben wir knapp über 300 Mitglieder und schon viele positive Rückmeldungen zu unserer schnellen Bearbeitungsgeschwindigkeit erhalten.

Die nächsten Schritte im Zuge der Digitalisierung unserer Mitgliederverwaltung sind bereits in Vorbereitung. Wir möchten über Online-Formulare das An- und Abmelden im Verein vereinfachen. Dabei gilt es viele Fragestellungen zu betrachten und zu beantworten. Was sagt das Vereinsrecht, wie ist das mit einer digitalen Unterschrift?  

Die Digitalisierung der Mitgliederverwaltung bietet sowohl für uns als Verein, als auch für unsere Mitglieder zahlreiche Vorteile. Wichtig ist aus unserer bisherigen Erfahrung, Änderungen als Chance zu betrachten und sich innerhalb des Vorstandsteams über die eigentlichen Funktionen hinausgehend gegenseitig zu unterstützen, so dass die vielfältigen individuellen Kompetenzen bestmöglich für den Verein genutzt werden können. 

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